Modules

Maintis is de ideale software voor alle gebouwbeheerders en facilitaire dienstverleners. Maintis biedt u de mogelijkheid om een overzicht te krijgen van al uw assets en de bijbehorende planningen en onderhoudskosten.

U kunt Maintis inrichten zoals u wenst, Maintis is modulair opgebouwd. De modules zijn zo ontworpen dat uw onderhoud, storingen en planningen overzichtelijk in beeld worden gebracht. Inhoudelijk kunt u de modules kiezen die bij uw bedrijf passen en die voor u belangrijk zijn. Ook de uitstraling van Maintis kunt u naar uw hand zetten. Maintis kan aangepast worden aan de huisstijlkleur van uw bedrijf.

De basis van elk modulepakket zijn de twee modules Assetbeheer en Relatiebeheer. Deze twee modules zorgen voor een gestructureerde en snelle werkwijze voor u en voor de andere partijen die betrokken zijn bij het beheren van uw assets. Zonder deze modules kan de applicatie niet functioneren.

Voor het vervangen, onderhouden of herstellen van assets is het nodig om aannemers geregistreerd te hebben in de applicatie. Alle aannemers en hun gegevens worden opgeslagen in de module Relatiebeheer.

Maintis is opgebouwd vanuit uw assets en locaties. Zodra alle assets, locaties en relaties goed zijn genoteerd, is het mogelijk om de andere modules toe te passen.

De module Assetbeheer richt zich op de registratie en het bijhouden van uw assets. De definitie van een asset is: “Alles met een commerciële en/of vervangingswaarde, dat eigendom is van een bedrijf, stichting of individu.” Binnen Maintis worden locaties (bijv. gebouwen) ook als assets benoemd.

Het traject begint met het verzamelen van data van al uw assets (bijv. bouwjaar, serienummers en de technische specificaties). Deze data wordt weergegeven in een gestructureerd overzicht.

Na het invoeren van alle assets kunnen de plattegronden van uw terreinen en gebouwen eraan worden toegevoegd. Uw assets kunnen op de plattegronden geplaatst worden. Hierdoor krijgt u een overzichtelijke weergave van al uw assets. Het is mogelijk de plattegronden in te delen in disciplines. Dit zorgt ervoor dat de plattegrond overzichtelijk voor alle gebruikers.

Binnen de module Behandelingskaarten worden de vaste onderhouds- en vervangingsprijzen van uw assets bijgehouden. Deze onderhoudsprijzen kunnen eventueel vooraf worden afgesproken met uw leveranciers. Met behulp van deze informatie worden er behandelingskaarten voor onderhoud opgesteld. Meer informatie over deze behandelingskaarten kunt u vinden bij de module Behandelingskaarten.

Bij vernieuwingen van één of meerdere assets moet dit meteen worden aangepast, zodat alles up-to-date blijft en wij u een optimale ervaring kunnen bieden van Maintis.

In Maintis kunt u al uw relaties registreren die te maken hebben met het onderhouden van uw assets. U kunt zelf bepalen wie waarvoor verantwoordelijk is. Hierdoor kan er snel gehandeld worden en krijgen de juiste personen bericht. Zo worden uw problemen opgelost door uw eigen netwerk en op de door uw gewenste manier.

Met de module Relatiebeheer kunt u heel eenvoudig de gegevens inzien van uw aannemers.

In de ‘Relatieboom’ staan al uw relaties en de verschillende contactpersonen. Per bedrijf heeft u een overzicht met alle informatie: Algemene Informatie Adressen Kantoortijden (Hier wordt aangegeven of de relatie toestemming geeft om hen buiten kantoortijden te benaderen.) Codes (Oorzaakcodes, Oploscodes en Tarieven) Overeenkomsten Diploma’s/Certificaten (voorbeeld: weergave van het VCA certificaat)

Maintis geeft de aannemers een duidelijke rol in het proces van onderhoud en storingen. Zij hebben een eigen account en moeten in Maintis storingen en onderhoud plannen en afhandelen.

De beheerder van de applicatie is bevoegd om de aannemers rechten te geven voor het gebruik van Maintis.

De module Meerjarenbegroting / Behandelingskaarten is een verzamelnaam voor verschillende functies.
Binnen deze module bevinden zich de volgende functies: Budgettering Meerjarenonderhoudsplan (MOP) Meerjareninvesteringsplan (MIP) Jaarbegroting Budgettering

De kaarten voor de budgettering zijn bedoeld om, op hoofdlijnen, het gestelde budget vast te leggen. Bij de afhandeling van het onderhoud kunnen deze kosten worden vergeleken met het budget. In het Financieel Dashboard worden de grafieken getoond van budget en werkelijke kosten.

Een meerjarenonderhoudsplan is bij Maintis ook de basis voor een planning. Al het onderhoud en de vervanging van uw assets wordt gepland voor een bepaald aantal jaren. Deze kaarten kunnen geëxporteerd worden naar de jaarplanning van de betreffende aannemer.

Gebruikelijk bij een meerjarenonderhoudsplan, is een overzicht van het onderhoud van bestaande assets. Het meerjareninvesteringsplan is een overzicht van de kosten van assets die nog niet aanwezig zijn.

In de jaarbegroting worden de onderhoudskosten en contracten opgenomen. Dit beperkt zich tot het lopende jaar. Deze kaarten zijn aanvullend aan het meerjarenonderhoudsplan en kunnen in één overzicht worden getoond.

De onderhoudskaarten leggen op detailniveau het preventief onderhoud voor de uitvoerende medewerkers vast. Deze kaarten worden geëxporteerd naar de betreffende aannemer en kunnen als uitvoeringskaarten door een monteur of timmerman in de app als een digitale werkbon worden verwerkt.

Aan al het onderhoud en alle vervangingen worden kosten verbonden en overzichtelijk weergegeven. Dit zorgt ervoor dat u in één oogopslag kunt zien hoeveel budget u beschikbaar moet stellen voor het onderhouden van al uw assets. Het is mogelijk halverwege het boekjaar de begrotingen aan te passen, bijvoorbeeld vanwege bezuinigingen.

Deze begrotingen voor het meerjarenonderhoudsplan, de jaarbegroting en de onderhoudskaarten kunnen gekoppeld worden aan de module Assetsbeheer. Er zijn functies binnen Maintis om grote hoeveelheden kaarten aan te maken of te wijzigen via een batch functie. Zo kunt u sneller en efficiënter werken.

In de module Besprekingen kunt u gespreksverslagen van vergaderingen opslaan.

De module is opgebouwd vanuit actiepunten, hierdoor wordt er bij het sluiten van de vergadering automatisch een rapport gegenereerd en gemaild naar alle deelnemers. Elke deelnemer kan zijn actiepunten inplannen en afhandelen. Alle actiepunten worden per deelnemer bijgehouden, zo kunt u per deelnemer te allen tijde de voortgang en afhandelingen inzien.

De deelnemers dienen een account binnen Maintis te hebben en worden per besprekingscategorie ingedeeld.

Elke tabel in Maintis is te exporteren naar Excel. De filters en de selecties die u aangeeft, worden meegenomen met de export.

Naast deze functie is het ook mogelijk om exports te maken van tabellen die een bundeling zijn van meerdere modules. Omdat de informatie zich in verschillende modules bevindt, kan dit niet in één keer worden geëxporteerd. Hiervoor is de module Business Intelligence ontwikkeld.

De gewenste informatie wordt door een ontwikkelaar middels een query in een virtuele tabel gezet. Deze virtuele tabel kan worden bekeken in Maintis en vanuit daar geëxporteerd worden naar Excel.

Deze handeling is ook toe te passen op een draaitabel.

Het niet op de hoogte zijn van de actuele status van uw assets kan leiden tot problemen en ongemakken. Maintis is door middel van slimme sensoren in staat om de actuele waarden van uw assets op te slaan in een logboek. Indien een waarde verandert, wordt dit direct genoteerd in het logboek.

Zo biedt Maintis de mogelijkheid om de bron van het probleem makkelijk te identificeren en doeltreffend op te lossen. Valt de machine in storing, dan wordt dit in Maintis direct geregistreerd. Afhankelijk van de flow kan de desbetreffende aannemer automatisch op de hoogte worden gesteld.

U kunt ervoor kiezen om bij een verandering van een bepaalde waarde zelf een melding te krijgen. Ook is het mogelijk om deze melding te laten versturen naar de verantwoordelijke via een e-mail of een sms.

Zo kan iedere verandering direct beoordeeld worden en kan er, indien nodig, een monteur op worden afgestuurd.

De Financiële rapportage heeft een eigen dashboard, waarvan de rechten per persoon toegewezen kunnen worden.

De rapportages zijn gekoppeld aan een vooraf geselecteerde begroting van de module Behandelingskaarten. In de rapportage kunnen diverse filters worden toegepast, zodat alleen de gewenste informatie in een grafiek wordt weergegeven. Vanuit de modules Storingen en Jaarplanningen worden de werkelijke kosten gegenereerd en vergeleken met de geselecteerde begroting.

Het is mogelijk om een koppeling te leggen met andere applicaties om de werkelijke kosten te verzamelen.

 Bouwinspectie

De meest voorkomende inspectie binnen Maintis is de bouwinspectie. Bij deze inspecties worden uw gebouwen en installaties grondig onderzocht, van dak tot fundering. Schade en gebreken worden vastgelegd. Deze module genereert een overzichtelijk pdf-rapport.

 NEN2767

Naast de bouwinspectie is er ook de NEN 2767 inspectie. Deze is bijgewerkt naar aanleiding van de laatste versie van de norm. Deze inspectie wordt vastgelegd op de asset. Voor de inspectie dient eerst de assetlijst gesynchroniseerd te worden. De NEN 2767 inspectie-app kan zowel offline als online functioneren.

 Infra Inspectie

De infra inspectie is een inspectie gericht op terreinbeheer, wegenbeheer, ondergrondse leidingen en in de toekomst ook kunstwerken. Geografische kaarten en CAD-tekeningen worden gebruikt als ondergrond bij de inspectie, deze worden weergegeven op een tablet. Vanuit de inspectie wordt gemakkelijk een begroting gemaakt en vanuit de begrotingen worden de taken gepland en toegewezen aan de juist aannemer. Uniek aan de afhandeling van deze inspectie is, dat deze niet alleen op desktop afgehandeld kan worden, maar ook op de tablet.

 Kraan Inspectie

Een minder voorkomende, maar niet minder belangrijke inspectie, is de kraaninspectie. Dit is een visuele- en functionele test met daarbij een lasttest van mobiele kranen. Ook hiervoor kan een overzichtelijk pdf-rapport gegenereerd worden.

De bedoeling van een jaarplanning is dat u een overzicht krijgt van wat er moet gebeuren in een jaar qua onderhoud en vervanging. Maintis geeft u een overzichtelijke weergave van deze werkzaamheden, gekoppeld aan de meerjarenbegroting.
Wat er bij de jaarplanning wordt toegevoegd, wordt ook toegevoegd aan de meerjarenbegroting. Zo zijn er aan de geplande werkzaamheden ook kosten gekoppeld. De daadwerkelijke kosten worden direct toegevoegd aan de begroting om te zien wat er is begroot en wat er daadwerkelijk is uitgegeven.

Binnen Maintis is er voor de jaarplanning plaats op het Dashboard, hier wordt per jaar en per aannemer de voortgang van de planning weergegeven. Zo kunt u exact zien welke aannemer op schema loopt en welke niet.

In de agenda ziet u de geplande werkzaamheden. Als u een item opent, ziet u alle details van de opdracht met eventuele bijlagen.

In deze module kan de voortgang van een project worden gevolgd.

Per project worden de rechten van de deelnemende werknemers vastgelegd. De taken die worden toegevoegd kunt u direct toewijzen aan bedrijven. Hierbij legt uook de doorlooptijden en de gewenste start- en einddatum vast.

Nieuwe taken kunnen gekoppeld worden aan voorgaande taken, hierdoor ontstaat een mooi overzicht van de voortgang van het project.

Maintis is zo ontworpen dat het melden en afhandelen van storingen snel en soepel verloopt; U heeft direct inzage in de storing en de kosten. De afhandeling is inzichtelijk voor alle partijen.

Bij het storingsproces zijn meerdere partijen betrokken. De gebouwbeheerder kan per gebruiker aangeven wat voor informatie de gebruiker ontvangt. De gebruiker kan weer aangeven hoe die informatie ontvangen wordt: via een e-mail of een sms-bericht.

Een storingsmelding kan op veel verschillende manieren plaatsvinden. Hieronder kunt u een kort voorbeeld van een melding lezen.

Meldingverloop: Het proces begint bij de gebruiker. De gebruiker merkt op dat er een storing is. Hij opent het Maintis-Portal en maakt een werkorder aan. De werkorder wordt verzonden naar de onderhoudspartij, middels een e-mail of sms-bericht. Het onderhoudsbedrijf ontvangt de melding, plant de werkzaamheden binnen Maintis en koppelt er direct een monteur aan. Indien noodzakelijk kan hiervoor gelijk een werkvergunning worden aangevraagd. De gebruiker en eigenaar krijgen bericht van de statusveranderingen. Zodra de storing is verholpen zal de monteur dit aangeven via de app. Bij de afhandeling is er de mogelijkheid om eventuele gemaakte kosten in te voeren. Hierdoor kan er meteen een factuur gemaakt worden. De factuur wordt automatisch doorgestuurd naar de eigenaar.

 Dashboard

De dashboards binnen Maintis geven alle informatie weer die u snel wilt inzien. Met behulp van grafieken ziet u precies hoe uw gebouw ervoor staat.
Maintis beschikt over diverse dashboards voorbeelden hiervan zijn: Het algemene dashboard
Hét dashboard waarin u de laatste mededelingen kunt bekijken en een overzicht krijgt van de laatst gemelde storingen en de laatst afgehandelde storingen. Aannemers dashboard
Dit dashboard geeft u een overzicht van het aantal openstaande storingen voor het preventieve onderhoud. Daarnaast geeft het Dashboard de storingen per aannemer weer en kunt u zien of zij op schema lopen volgens de jaarplanning. Financieel dashboard
Door middel van een combinatie van lijn- en staafgrafieken krijgt u inzicht in de financiële situatie van uw projecten. De opties filteren en groeperen geven u de mogelijkheid om uw eigen overzicht te creëren.

 Dataloggers

Temperatuur en RV-loggers kunnen hun data rechtstreeks via internet pushen in Maintis. De beheerder, maar ook de gebruikers, kunnen de trends via lijsten en grafieken binnen Maintis inzien. De data kan naar Excel worden geëxporteerd.

 Filetransfer

Via deze module kunt u al uw (grote) bestanden delen met uw relaties. Op deze manier blijven uw bedrijfsdocumenten binnen Maintis en is het niet nodig om de informatie door te sturen via een externe applicatie. De applicatie is ontworpen voor grote bestanden, maar uiteraard ook geschikt voor het verzenden van kleinere bestanden.

 Meterstanden

Per asset kan worden aangegeven of de asset meterstanden heeft en welk type meterstanden het betreft. Via de app en via de website kunnen deze meterstanden worden ingevoerd. De module rekent het verbruik uit ten opzichte van de vorige invoer en genereert een overzicht van het verbruik.

Bij het invoeren van de meterstanden geeft de applicatie direct aan of het een logisch verbruik is. Ook kunt u bij het invoeren van de standen, foto’s van het telwerk toevoegen voor extra controle.

Via de module Jaarplanning kunnen de opnamerondes gepland worden.

 Werkvergunningen

Via Maintis kunt u werkvergunningen aanvragen. Zodra een onderhoudskaart en/of storing wordt gepland, is de knop “werkvergunning aanvragen” beschikbaar. Als het aanvraagformulier is ingevuld, krijgt degene die de aanvragen verwerkt een bericht en beslist hij of de vergunning wordt verstrekt.

Na het verstrekken van de vergunning wordt dit gemeld binnen Maintis. De verstrekker van de werkvergunning kan de status van de onderhoudskaart volgen en weet wanneer het werk wordt gestart en wanneer het wordt afgerond.

 Contractbeheer

U kunt alle soorten contracten bijhouden met de functie contractbeheer, o.a. huurcontracten en contracten met aannemers.

In de toekomst zullen er veel functies aan de module toegevoegd worden.